Netflix, Facebook, Amazon... Pourquoi ces entreprises externalisent leurs réunions ?

Le 27 novembre 2019

Vos collaborateurs manquent de motivation lors de vos réunions d’entreprise quotidiennes ? Alors changez d’air et sortez de vos bureaux en organisant des réunions à l’extérieur. Des espaces innovants émergent dans des cadres atypiques permettant de booster la concentration et la créativité de vos équipes dans une ambiance confortable et professionnelle. Un moyen innovant de réaliser des réunions productives et efficaces…

1. Bousculez vos habitudes et organisez des réunions qui marquent les esprits !

Lutter contre le syndrome de la réunionite

Vous voulez proposer à vos équipes un cadre de travail inspirant ? Prenez l’initiative de sortir de vos bureaux pour animer vos réunions. Aujourd’hui, de nombreuses entreprises, dont de grands groupes comme Netflix ou Facebook regroupent leurs collaborateurs dans un cadre différent et extérieur à leurs bureaux.

Les avantages sont nombreux :

  • Stimulation de la créativité
  • Nouveau regard sur les projets en cours ou à venir
  • Gain de motivation pour les équipes

En sortant de votre espace de travail quotidien, vous mettez fin au syndrome de la réunionite.

Vos collaborateurs ne verront plus leurs esprits s’évader sur leur chaise face à la table de réunion. Ils pourront profiter d’un moment d’échange constructif dans un espace design et confortable.

Des astuces simples à la portée de tous

Pour gagner en productivité et améliorer la créativité des esprits de vos collaborateurs, vous devez vous montrer innovant. Il n’est plus question de rester assis des heures sur une chaise sans obtenir de réaction lors vos prochaines réunions, sessions de formation ou séminaires.

Voici quelques principes simples à mettre en place pour éveiller vos réunions :

1.Une bonne préparation en amont:

  • Bien définir les objectifs de la rencontre et s’en tenir aux sujets à aborder
  • Cadrer la réunion en nommant un gardien temps et une personne responsable du compte-rendu et du suivi.

2.Pensez à varier les supports pour éveiller la curiosité:

  • Le traditionnel paperboard est une valeur sûre car il permet de capter l’attention des participants et orienter les regards
  • L’intégration de supports visuels et audios à vos présentations chiffrées apportent du rythme et du punch à votre discours
  • Enfin, optez pour des petites anecdotes et une pointe d’humour pour capter votre public !

3.Adaptez la disposition de la salle à votre objectif:

  • Privilégiez un format U pour attirer l’attention sur l’orateur
  • Optez pour des canapés et des tables basses pour stimuler la créativité.

Des animations pour dynamiser vos réunions

Faites le pari d’intégrer concrètement vos équipes lors de vos regroupements professionnels. Vous pouvez alors adapter les animations dans un nouvel espace de travail en fonction de vos objectifs.

Par exemple, si vos équipes manquent de motivation ou d’esprit d’équipe, organisez une activité sous la forme d’un team building. Vous pouvez ainsi réaliser une animation – culinaire, sportive ou même des jeux de société – tout en conservant votre fil rouge qui consiste à rassembler vos collaborateurs derrière un objectif commun. Cela permet de casser la routine professionnelle et d’insuffler un véritable vent de motivation auprès de vos équipes !

Chez Deskeo, nous sommes experts dans le domaine pour vous proposer des salles de réunion équipées et adaptées à vos besoins. On se charge de vous trouver la bonne surface et les activités annexes adaptées pour vous permettre de réaliser une réunion inoubliable !

Inspirez-vous des grands groupes pour organiser vos meetings !

Les grands groupes ne restent plus enfermés au sein de leurs bureaux pour motiver leurs équipes.
En effet, à l’image des géants comme Facebook, Amazon ou encore Netflix qui travaillent régulièrement avec Deskeo pour l’organisation de leurs événements internes, de plus en plus d’entreprises organisent régulièrement leurs réunions à l’extérieur. Cette innovation a des effets particulièrement positifs sur leurs équipes, mais aussi plus largement sur l’image de leur entreprise.

Le fait de bousculer les codes et de casser les habitudes professionnelles rend l’image de l’entreprise beaucoup plus innovante et actuelle. Alors, pourquoi pas vous ?

2. Externalisez la gestion opérationnelle pour vos événements

Selon les différentes périodes de l’année et les actualités propres à votre entreprise, les occasions de réunir une partie ou la totalité de vos équipes varient. Ainsi, au-delà de la réunion classique, vous pouvez mettre en place différents événements professionnels comme une conférence, une formation ou encore un cocktail d’équipe.

L’idée peut alors être de réunir uniquement le personnel de l’entreprise ou, au contraire, d’inviter les clients ou les fournisseurs afin de créer un événement marquant sur un thème particulier.

Toutefois, dès que le nombre de participants se compte par dizaines, assurer l’ensemble de la gestion opérationnelle d’un événement ne s’improvise pas. Il faut penser à :

  • Avoir à disposition un espace adapté et modulable, avec la bonne capacité d’accueil.
  • Déployer un service de préparation de la salle avec tout le mobilier nécessaire.
  • Organiser l’accueil de l’événement.
  • Mettre en place la signalétique adaptée.
  • Installer les équipements techniques (audiovisuel, électronique…).
  • Choisir le traiteur et les serveurs (buffet, plats individuels…) et s’adapter aux exigences alimentaires de chacun.
  • Selon le type d’événement, avoir un service de sécurité sur place.
  • Gérer le ménage et la remise en place de l’espace post événement.

Autant de points d’attention auxquels vous devez penser, sans compter le temps passé à chercher et évaluer les prestataires, négocier les prix, et le stress que cela peut induire. Que vous souhaitiez organiser vos réunions à l’extérieur ou réaliser un événement particulier, adressez-vous à des professionnels compétents pour prendre en charge toute la partie opérationnelle.

Cet investissement vous permet de vous concentrer sur la partie la plus importante : l’humain !

3. Quoi de mieux que de se tourner vers des experts ?

Deskeo prend en charge l’ensemble de l’organisation de votre événement. Ainsi, vous n’avez plus à passer des heures à chercher le lieu idéal pour votre prochaine réunion ou pour votre formation. Nous vous proposons différents espaces événementiels accessibles pour une demi-journée ou plusieurs jours, lumineux, entièrement équipés et adaptés à vos besoins.

De même, nous travaillons avec des prestataires de confiance pour réaliser toutes les animations de votre événement. Ici encore, vous pouvez souffler et vous concentrer sur votre coeur de métier.

Externaliser cette gestion opérationnelle vous permet de gagner du temps tout en gardant l’esprit libre. Par ailleurs, faire appel à des experts peut parfois vous apporter de nouvelles idées pour réaliser des événements inédits.

Contactez-nous pour échanger au sujet de votre prochain événement !

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