Le guide du retour au bureau

Deskeo vous donne toutes les cartes pour préparer au mieux le retour de vos équipes au bureau après le confinement.

Ce guide répond aux questions les plus fréquentes des dirigeants. Il est issu d’une réflexion collaborative menée par les équipes Deskeo et largement inspirée des protocoles mis en place pour nos clients, des entreprises de toute taille qui occupent les 75.000 m2 de bureaux que nous exploitons en France.

Nous l’actualisons régulièrement en fonction des consignes gouvernementales et des dernières informations en notre possession. Si certains sujets n’ont pas encore été abordés, n’hésitez pas à nous transmettre vos questions. Nos équipes tâcheront d’y apporter les meilleures réponses dans les plus brefs délais.

YouTube video
Replay du Webinar Deskeo – Retour au bureau : 10 conseils pour bien préparer votre entreprise.

Pour télécharger le support de présentation du webinar ci-dessus, saisissez votre email :

Sommaire

Cliquez sur chaque section pour naviguer dans notre guide.

A. Mes équipes

1. Préparation en amont

2. Santé

3. Au quotidien

B. Mes bureaux

1. Hygiène

2. Aménagement des espaces de travail

Kit du retour au bureau


A. Mes équipes

Le retour au bureau apportera son lot de nouveaux défis pour chaque entreprise. La santé et le bien-être de vos collaborateurs doit être votre priorité numéro 1 pendant les semaines à venir.

1. Préparation en amont

Qui faire revenir en premier ?

Conformément aux recommandations du gouvernement, il est préférable de favoriser le télétravail autant que possible pendant la phase de déconfinement. Si l’ensemble de vos collaborateurs ne pourra pas revenir en même temps au bureau, de nombreuses entreprises attendent avec impatience de rapatrier certains éléments essentiels pour qui le télétravail à plein temps n’est pas une solution viable.

Pour respecter les règles de distanciation physique et préserver la santé de vos équipes, pensez à segmenter votre entreprise en plusieurs groupes qui permettront d’organiser un retour au bureau par vagues.

Pour cela, une solution peut être de réaliser un sondage interne. Vos collaborateurs apprécieront d’être impliqués dans ce processus et de comprendre la logique choisie par la direction pour déterminer les contours de cette organisation temporaire. C’est un bon moyen de capter le ressenti de vos équipes sur la reprise du travail et de faire un état des lieux de leur situation actuelle pour identifier les potentiels cas à risque.

Questionnaire interne retour au bureau

Téléchargez ce modèle de questionnaire interne dans notre Kit de retour au bureau

Pratique : Pour transmettre ce questionnaire à vos salariés, de nombreux outils en ligne existent comme Typeform ou Google Forms. La plupart d’entre eux sont gratuits pour une utilisation basique, le paramétrage est l’affaire de quelques minutes et les résultats simples à analyser.

En fonction des résultats de ce questionnaire, analysez chaque réponse avec un système de scoring pour répartir vos collaborateurs parmi 3 catégories :

  • Catégorie 1 : Collaborateurs à privilégier pour revenir immédiatement au bureau
  • Catégorie 2 : Collaborateurs pour lesquels le télétravail est recommandé en première phase de retour
  • Catégorie 3 : Collaborateurs pour lesquels le télétravail est obligatoire en première phase de retour

Comment organiser la reprise du travail ?

Une fois les personnes susceptibles de reprendre le travail identifiées, il reste à créer une organisation qui permette de maintenir la distanciation sociale et de limiter les risques de contamination intra-équipe.

Durant les premières semaines, l’enjeu sera de constituer des équipes dont la composition ne changera pas. De cette manière, en cas de cas avéré, vous pourrez identifier et isoler les personnes qui ont été en avec le collaborateur infecté et ainsi éviter de paralyser votre entreprise. Pour cela, voici la méthode que nous conseillons de suivre :

1. Calculer le nombre d’équipes et la taille de chacune d’entre elles

Selon le Protocole national de déconfinement communiqué par Le Ministère du Travail, le Gouvernement a choisi de retenir un critère universel d’occupation maximale des espaces en entreprise. Ce critère est fondé sur l’estimation du nombre de la surface par personne nécessaire pour permettre de respecter des règles de distanciation physique.

Ce critère universel a été fixé à 4 m2 minimum par personne, ce qui doit permettre de garantir une distance minimale de 1 mètre autour d’une personne. La surface à prendre compte pour calculer le nombre de personnes maximum à accueillir en même temps est la surface résiduelle de vos espaces de travail. Cette surface correspond approximativement à 20% de la surface totale de vos bureaux, en tenant compte des parties occupées, des espaces de circulation, des salles de réunion non réaffectées, etc.

Pour calculer le nombre de salariés maximum à accueillir en même temps :

Jauge maximale = (Surface totale de vos bureaux x 0,2) / 4

2. Déterminer la composition de chaque équipe

L’idée est de composer des segments étanches permettant d’isoler facilement une chaine de contamination potentielle sans paralyser le fonctionnement de l’entreprise puisque chaque équipe pourra continuer à faire tourner l’intégralité de vos opérations.

Pour cela, voici plusieurs approches possibles :

Approche 1, par représentativité : chaque département est proportionnellement représenté et réparti au sein des différentes équipes. Ainsi, s’il vous souhaitez former 3 groupes, divisez chaque département en 3 pour que chaque équipe compte un tiers des collaborateurs de chaque département.

  • Avantages : minimise le risque de transmission au sein d’un même département et donc la continuité de service en cas de contamination.
  • Inconvénients : ne tient pas compte des niveaux de collaboration inter-départements, certaines interactions pourraient manquer.

Approche 2, par niveau de collaboration : construire une matrice de collaboration entre départements et au sein d’un même département, pour mettre en évidence les niveaux d’interaction (Faible, Moyenne ou Élevée).

  • Avantages : les équipes sont construites de manière à privilégier la collaboration des départements qui interagissent le plus, une bonne manière de “rentabiliser” le temps passé au bureau.
  • Inconvénients : Augmentation du risque de KO d’un département entier en cas de contamination.

On pourra imaginer d’autres approches en fonction des besoins de chaque organisation, en particulier si certaines fonctions doivent impérativement retrouver le bureau car elles sont essentielles au bon fonctionnement de l’entreprise. Les deux approches ci-dessus peuvent être utilisées comme base de réflexion pour construire le modèle qui correspond à votre organisation.

Affiches post-covid à imprimer au bureau

Téléchargez 20 affiches à imprimer pour vos bureaux dans notre Kit de retour au bureau

3. Organiser le roulement des équipes

En fonction de votre organisation interne et des groupes constitués plus haut, voici trois scenarii possibles pour organiser le roulement de vos équipes :

  • Scénario 1 : Nombre de jours de présence au bureau équitable avec un roulement sur plusieurs semaines.

Scenario de retour au travail #1

  • Scénario 2 : Planning hebdomadaire fixe avec un nombre de jours de présence au bureau non équivalent.

Scenario de retour au travail #2

  • Scénario 3 : Une équipe par jour au bureau. Permet de limiter les déplacements pour vos équipes, mais qui implique que tous vos collaborateurs restent en télétravail 80% du temps.

Scenario de retour au travail #3

4. Établir la procédure en cas de détection d’un cas dans une équipe

Etude de cas : L’équipe B identifie un cas positif ou à risque dans son équipe. Tous les membres de l’équipe sont mis en quarantaine et confinés pendant 14 jours. Les deux autres équipes alternent ensuite un jour supplémentaire au bureau sans se mélanger avec l’autre équipe.

Procédure en cas de détection de cas de coronavirus au bureau

Seuls deux tiers des équipes seront ensuite présentes en roulement au bureau durant 15 jours minimum jusqu’au retour de l’équipe B. Les membres de l’équipe B passent, par la suite, à 100% de télétravail durant la période de quarantaine.

Kit du retour au bureau

5. Augmenter progressivement le retour au bureau

À mesure que le déconfinement avancera, il sera possible d’augmenter progressivement le rythme de retour au travail en suivant une logique de ce type :

Calendrier retour au bureau post coronavirus

Ce schéma et le suivant sont des propositions qu’il conviendra d’adapter selon vos besoins et les directives gouvernementales en visant une date de reprise générale plus ou moins proche.

Cette organisation implique de rassembler plusieurs équipes lorsque les conditions le permettent. Deux règles importantes sont importantes à respecter dans ce cas :

1. La composition des équipes ne doit pas varier en cours de route lors de la phase 1

2. Il est préférable de réunir deux équipes (même si cela crée une distorsion au niveau des tailles d’équipes), plutôt que de diviser les équipes ou de changer leur composition initiale. Cela permet de garder au minimum une équipe isolée par rapport à une autre depuis le début du pré-confinement et ainsi d’assurer qu’il reste toujours une équipe opérationnelle, même dans le cas de détection d’une contamination.

Schéma retour au bureau post coronavirus

Important : Nous vous conseillons de vous pencher sur la question des congés d’été rapidement cette année. Après un repos forcé au 3e trimestre, l’économie pourra reprendre une activité soutenue dès l’été si les mesures de déconfinement portent leurs fruits.

S’il n’est pas dit que toutes les classes auront repris d’ici là, le début des vacances scolaires est fixé au vendredi 3 juillet au soir. Vous pouvez ainsi optimiser les congés des uns et des autres de début juillet à fin août pour conserver une présence suffisante tout au long de l’été.

Comment mes collaborateurs vont-ils venir au bureau ?

Voici plusieurs pistes pour rassurer vos collaborateurs qui redoutent sans doute de prendre les transports en commun pour venir au bureau :

  • Mise en place d’horaires décalés pour éviter les heures de pointe dans les transports.
  • Permettre aux salariés de venir au bureau une partie de la journée seulement pour mieux organiser leurs trajets.
  • Prendre en charge les masques achetés par les collaborateurs pour venir au bureau, au moins pour le 1er trajet s’il est prévu de leur en distribuer une fois sur place.
  • Organisation d’un système de co-voiturage interne, tout en respectant les consignes de distanciation sociale
  • Rembourser les trajets en trottinette électrique
  • Encourager les collaborateurs à venir à vélo et leur permettre de se garer en lieu sûr, par exemple dans le parking ou la cour de l’immeuble.

Kit du retour au bureau

2. Santé

Que dois-je faire pour assurer la sécurité et la santé de mes salariés ?

Une situation d’épidémie impose une vigilance toute particulière dans l’intérêt des salariés et des entreprises. La présence des salariés nécessaires au fonctionnement de l’entreprise sera largement fonction de la capacité de l’entreprise à répondre aux inquiétudes des salariés et des assurances qui leur seront données d’être correctement protégés contre les risques spécifiques liés au virus (notamment les salariés en contact avec le public).

Le Code du travail prévoit que l’employeur doit prendre les mesures nécessaires « pour assurer la sécurité et protéger la santé physique et morale des travailleurs » (article L. 4121-1). A ce titre, l’employeur peut être fondé à prendre des dispositions contraignantes pour assurer la protection de la santé du personnel après évaluation du risque de contagion dans l’entreprise.

En outre, aux termes de l’article L. 4122-1 du Code du travail, « conformément aux instructions qui lui sont données par l’employeur, il incombe à chaque travailleur de prendre soin, en fonction de sa formation et selon ses possibilités, de sa santé et de sa sécurité ainsi que de celles des autres personnes concernées par ses actes ou ses omissions au travail. »

L’employeur doit veiller l’adaptation constante de ces mesures pour tenir compte du changement des circonstances. Cette nouvelle évaluation doit être retranscrite dans le document unique d’évaluation des risques (DUER) qui doit être actualisé pour tenir compte des changements de circonstances. Les mesures de prévention qui découlent de l’actualisation du document unique d’évaluation des risques doivent être portées à la connaissance des salariés selon des modalités adaptées afin de permettre leur pleine application.

Affiches post-covid à imprimer au bureau

Téléchargez 20 affiches à imprimer pour vos bureaux dans notre Kit de retour au bureau

Puis-je contrôler la température de mes salariés à l’entrée des bureaux ?

Le contrôle de température en entreprise n’est pas recommandé et ne peut pas être obligatoire, le salarié est en droit de le refuser. Le ministère des Solidarités et de la Santé recommande à toute personne de mesurer elle-même sa température en cas de sensation de fièvre et plus généralement d’auto-surveiller l’apparition de symptômes évocateurs de COVID-19. Dans le contexte actuel, ces mesures peuvent faire l’objet de la procédure relative à l’élaboration des notes de service.

Que faire si un salarié présente des symptômes ?

En présence d’une personne symptomatique (notamment fièvre et/ou toux, difficulté respiratoire, à parler ou à avaler, perte du gout et de l’odorat), la prise en charge repose sur :

– l’isolement ;

– la protection ;

– la recherche de signes de gravité.

  • 1. Isoler la personne symptomatique dans une pièce dédiée en appliquant immédiatement les gestes barrières, garder une distance raisonnable avec elle (1 mètre) avec port d’un masque « grand public » ou chirurgical si disponible, ou la renvoyer à son domicile.
  • 2. Mobiliser le professionnel de santé dédié de l’établissement. Lui fournir un masque avant son intervention.
  • 3. En l’absence de signe de gravité, contacter le médecin du travail ou demander à la personne de contacter son médecin traitant pour avis médical. Si confirmation d’absence de signes de gravité, organiser son retour à domicile en évitant les transports en commun.
  • En cas de signe de gravité (ex. détresse respiratoire), appeler le SAMU – composer le 15 (en étant suffisamment proche de la personne afin de permettre au médecin de lui parler éventuellement) :

    – Se présenter, présenter en quelques mots la situation (COVID-19, pour qui, quels symptômes), donner son numéro de téléphone, préciser la localisation et les moyens d’accès ; l’assistant de régulation passera un médecin et donnera la conduite à tenir (en demandant souvent de parler à la personne ou de l’entendre respirer).

    – Si l’envoi des secours est décidé par le centre 15, organiser l’accueil des secours, rester à proximité (en respectant la distance de 1 m) de la personne pour la surveiller le temps que les secours arrivent ; en cas d’éléments nouveaux importants, rappeler le Samu 15 ; ne jamais s’énerver ou agir dans la précipitation.

  • 4. Après la prise en charge de la personne, prendre contact avec le service de santé au travail et suivre ses consignes, y compris pour le nettoyage du poste de travail et le suivi des salariés.

Que faire si un salarié ne présente pas de symptômes mais a été en «contact étroit » avec le virus ?

Le haut conseil de la santé publique (HCSP) définit le contact étroit de la manière suivante :

« Un contact étroit est une personne qui, à partir de 24h précédant l’apparition des symptômes d’un cas confirmé, a partagé le même lieu de vie (par exemple : famille, même chambre) ou a eu un contact direct avec lui, en face à face, à moins d’1 mètre du cas ou pendant plus de 15 minutes, lors d’une discussion ; flirt ; amis intimes ; voisins de classe ou de bureau ; voisins du cas dans un moyen de transport de manière prolongée ; personne prodiguant des soins à un cas confirmé ou personnel de laboratoire manipulant des prélèvements biologiques d’un cas confirmé, en l’absence de moyens de protection adéquats ».

Les personnes répondant à cette définition doivent prendre contact avec leur employeur pour envisager avec lui les modalités de télétravail qui pourraient être mises en place. En l’absence de solution de télétravail, elles prennent contact avec leur médecin traitant qui pourra prescrire un arrêt de travail s’il l’estime nécessaire.

Que faire si un salarié est dépisté positif au COVID-19 ?

Si un salarié est dépisté positif, voici la procédure à suivre :

1. Renvoyer le salarié contaminé à son domicile immédiatement avec un masque et lui demander d’appeler son médecin de traitant ;

2. Informer les autres salariés d’un cas possible d’infection afin qu’ils soient vigilants à l’apparition éventuelle de symptômes et qu’ils restent à domicile si c’est le cas.

L’identification et la prise en charge des contacts seront organisées par les acteurs de niveau 1 et 2 du contact-tracing (médecin prenant en charge le cas et plateformes de l’Assurance Maladie) : les contacts évalués « à risque » selon la définition de Santé publique France seront pris en charge et placés en quatorzaine (pendant 14 jours après la date du dernier contact avec le cas confirmé). Les acteurs de contact-tracing pourront s’appuyer sur les matrices des contacts en entreprise réalisées en amont ainsi que, le cas échéant, sur la médecine du travail pour faciliter l’identification des contacts et leur qualification (« à risque » ou « à risque négligeable »).

L’entreprise doit-elle fermer s’il y a eu des cas confirmés ?

En cas de cas confirmé, voici ce que nous vous recommandons de faire :

  • informer les salariés susceptibles d’avoir été en contact avec un personnel contaminé
  • prendre toute mesure d’organisation adaptée et de faire procéder sans délai à un nettoyage approprié des surfaces concernées par le risque de contamination. (voir protocole)

Enfin, il est recommandé à l’employeur d’associer (si possible) son service de santé au travail afin d’obtenir des recommandations au plus près de sa situation. Il n’y a donc pas d’obligation de fermeture mais obligation pour l’employeur de mettre en place les mesures qui ont été définies par les autorités.

Quelles sont les consignes de retour au travail pour un salarié guéri du Covid-19 ?

Une reprise du travail est possible au minimum 8 jours après le début des symptômes ET 48h après disparition de tout signe clinique. Un avis médical n’est pas nécessaire pour un retour à l’emploi si les critères de guérison clinique sont bien remplis. Toutefois, il paraît sage de laisser à l’appréciation du clinicien la possibilité de cet avis, notamment s’il juge que le patient sera peu compliant ou en cas de demande de ce dernier.

Kit du retour au bureau

3. Au quotidien

Quand et comment communiquer avec mes salariés ?

Prenez les devants et communiquez votre plan d’actions dès que possible à l’ensemble de vos équipes. Prévenez-les dès changements mis en place au bureau, des principes que vous appliquez, des nouvelles règles de vie à respecter pour leur santé tant que la situation n’est pas totalement sous contrôle.

Si vous en avez la possibilité, organisez une visioconférence avec l’ensemble de vos équipes pour présenter les grands principes avant de communiquer les détails par email. Cela rassurera vos équipes qui sont certainement inquiètes à l’idée de retourner au bureau, ne passez pas à côté de cette occasion de leur prouver que vous vous souciez de leur bien-être !

Dois-je imposer le port du masque au bureau ?

Le Premier Ministre a annoncé le 28 avril devant l’Assemblée que le port du masque serait obligatoire dans les transports en commun et recommandé le reste du temps. Le Code du travail prévoit à l’article L4122-1 que « les instructions de l’employeur précisent, en particulier lorsque la nature des risques le justifie, les conditions d’utilisation des équipements de travail, des moyens de protection, des substances et préparations dangereuses. Elles sont adaptées à la nature des tâches à accomplir ». Ce texte vous autorise donc à imposer le port du masque à vos salariés, cette mesure rentrerait dans le cadre de l’obligation de santé et de sécurité à la charge de l’employeur.

Notre recommandation est d’imposer à vos collaborateurs de se protéger avec un masque dès lors qu’ils sont en mouvement au sein de vos bureaux et de l’immeuble (escalier, ascenseur, parties communes…). Lorsqu’un collaborateur est assis à un bureau sans personne à moins d’1,5 mètre, il doit raisonnablement pouvoir ôter son masque pour effectuer ses tâches quotidiennes.

Nos équipes ont sélectionné plusieurs prestataires pour vous aider à protéger vos équipes. Les équipements suivants sont disponibles avec un tarif préférentiel négocié pour vous :

  • masques,
  • gants,
  • distributeur de gel hydro-alcoolique,
  • thermomètres frontaux

Pratique : Téléchargez notre sélection de prestataires triés sur le volet dans le Kit de retour au bureau

Téléchargez notre sélection de prestataires triés sur le volet dans le Kit de retour au bureau

Comment gérer le stress et l’anxiété des équipes vis-à-vis du COVID 19 ?

Il est normal d’être anxieux durant cette période particulière. Il est donc important de :

  • Communiquer calmement et régulièrement les nouvelles informations disponibles
  • Accueillir les questions et préoccupations des collaborateurs
  • Faire un retour systématique sur les réponses à apporter aux préoccupations évoquées ou soulevées
  • Créer si possible des cellules de soutien, ou au moins entretenir un contact régulier avec les personnes les plus à risques
  • Prévoir des moments d’échanges pour anticiper le futur
  • Mettre à contribution les personnes les plus anxieuses pour solutionner les enjeux actuels et à venir avec des collègues rassurants

Au contraire, plusieurs réactions sont à éviter pour maintenir un climat de confiance au sein de votre entreprise :

  • Ignorer les réactions des salariés
  • Être dans le déni, minimiser la gravité de la situation actuelle en banalisant la pandémie
  • Être surexposé aux informations négatives seulement

Affiches post-covid à imprimer au bureau

Téléchargez 20 affiches à imprimer pour vos bureaux dans notre Kit de retour au bureau

Quel système pour les pauses déjeuner ?

Tant que les restaurants seront fermés, tous vos collaborateurs seront forcés de déjeuner au bureau. Voici plusieurs conseils pour gérer la pause repas :

  • Fixer des créneaux horaires de déjeuner par équipes pour éviter les grandes affluences dans la cuisine entre 13h et 14h.
  • Tous vos collaborateurs apporteront leur repas et devront le stocker puis le réchauffer. Ajouter un réfrigérateur et un (ou plusieurs) micro-onde(s) supplémentaire(s) est un bon moyen de réduire les attroupements.
  • Garder uniquement le nombre de chaises nécessaires pour conserver un écart d’un mètre entre chaque personne autour des tables utilisées dans les espaces communs.
  • Inviter vos équipes à utiliser les salles de réunion disposant d’un système de renouvellement d’air pour leurs repas afin d’éviter les rassemblements trop concentrés.
  • Répartir les équipements (machine à café, micro-ondes…) à plusieurs endroits de la cuisine / salle de vie pour éviter les regroupements. Si votre machine à café est branchée sur l’arrivée d’eau, un système doit vous permettre de la basculer sur un réservoir pour pouvoir la déplacer facilement.

Comment gérer la réception des courriers et colis ?

Les courriers et colis doivent être manipulés par une seule et même personne qui les réceptionne à l’extérieur des bureaux pour éviter aux livreurs de franchir le seuil de la porte. Cette personne dépose prévient par email chaque destinataire d’un courrier reçu afin qu’il vienne le récupérer lui-même.

Quelle politique pour les visiteurs extérieurs ?

Il est recommandé de limiter au maximum les visites extérieures (clients, partenaires, prestataires…) et privilégiez les vidéoconférences. Pour vos rendez-vous, utilisez de préférence une salle de réunion la plus proche possible de l’entrée pour éviter à vos invités de traverser les bureaux et ainsi limiter le risque de contagion.

Kit du retour au bureau

B. Mes bureaux

En arrivant dans les bureaux, vos salariés devront sentir instantanément qu’il y a eu du changement. Vos efforts doivent sauter aux yeux dès la porte d’entrée, un bon moyen de rassurer vos collaborateurs qui attendent de vous une préparation sérieuse de ce retour au bureau. Leurs attentes seront aussi élevées que leurs inquiétudes, ne manquez pas cette occasion de leur prouver que vous vous souciez de leur bien-être.

YouTube video
Replay du Webinar Deskeo – L’aménagement de vos bureaux post COVID-19.

Pour télécharger le support de présentation du webinar ci-dessus, saisissez votre email :

1. Hygiène

Est-il nécessaire de désinfecter mes locaux avant le retour de mes salariés ?

Le paramètre le plus important à prendre en compte pour envisager la bonne solution de désinfection est l’occupation des bureaux pendant le confinement. Selon l’OMS et le Ministère de la Santé, le temps de survie du Covid-19 est très variable :

  • quelques minutes sur la peau,
  • jusqu’à 12 heures sur les masques et les vêtements,
  • jusqu’à 4 jours sur du bois,
  • jusqu’à 5 jours sur du métal et du verre,
  • jusqu’à 9 jours sur du plastique

Cas 1. Vos locaux ont été occupés pendant les 10 jours précédant la fin du confinement. Une désinfection totale de vos bureaux est alors recommandée.

Cas 2. Vos locaux n’ont pas été occupés pendant les 10 jours précédant la fin du confinement, une désinfection totale n’est pas nécessaire. Un ménage global avec des produits virucides est suffisant pour assurer à vos collaborateurs un retour dans un espace de travail sain et propre.

Quelles mesures faut-il appliquer dans les parties communes de l’immeuble ?

Nous vous recommandons d’échanger avec le propriétaire ou le gestionnaire de votre immeuble afin de mettre en place des mesures préventives pour la santé de vos salariés :

  • Toujours privilégier les escaliers aux ascenseurs et garder une distance d’au minimum deux mètres entre deux personnes dans les escaliers.
  • Mettre en place une signalisation didactique affichant des protocoles d’utilisation saine des ascenseurs : pas plus de deux personnes dans un ascenseur de 8 m² et une seule personne dans un ascenseur plus petit.
  • Contactez le propriétaire de l’immeuble pour vous assurer que les surfaces à contact élevé comme les boutons d’ascenseurs seront nettoyés régulièrement (plusieurs fois par jour).

Comment doit être gérée l’évacuation des masques, gants et lingettes ? A quelle fréquence ?

Il est conseillé de mettre en place des poubelles dédiées pour les équipements de prévention et de décontamination (de préférence avec système d’ouverture au pied ou détecteur).

Selon les recommandations du Ministère de la Santé, une fois plein, le sac poubelle est mis dans un second sac poubelle et stocké dans un endroit dédié du local poubelle de l’immeuble avant son évacuation avec les ordures ménagères.

Quelles mesures de ménage supplémentaire dois-je raisonnablement mettre en place ?

Au-delà du ménage quotidien, il est recommandé de désinfecter au moins 2 fois par jour les éléments qui nécessitent une attention particulière en raison de la forte fréquentation :

  • poignées de portes
  • plans de travail d’espaces communs
  • micro-ondes
  • portes de réfrigérateurs
  • machines à café,
  • imprimantes
  • fontaines à eau…

Quelles mesures d’hygiène doivent être prises après la détection d’un cas ?

Le coronavirus pouvant probablement survivre de quelques heures à quelques jours sur des surfaces sèches, en cas de contamination, les mesures suivantes devront être prises :

1. Equipement des personnes en charge du nettoyage des sols et surfaces avec port d’une blouse à usage unique et de gants de ménage (le port d’un masque de protection respiratoire n’est pas nécessaire du fait de l’absence d’aérosolisation par les sols et surfaces) ;

2. Entretien des sols, privilégier une stratégie de lavage-désinfection humide de sorte que :

  • les sols et surfaces soient nettoyés avec un bandeau de lavage à usage unique imprégné d’un produit détergent ;
  • les sols et surfaces soient ensuite rincés à l’eau du réseau d’eau potable avec un autre bandeau de lavage à usage unique ;
  • un temps de séchage suffisant de ces sols et surfaces soit laissé ;
  • les sols et surfaces doivent être désinfectés avec de l’eau de javel diluée avec un bandeau de lavage à usage unique différent des deux précédents ;
  • les déchets produits par la personne contaminée suivent la filière d’élimination classique.

Kit du retour au bureau

Quels leviers d’hygiène offrir à mes collaborateurs ?

À l’entrée de chaque étage, vous pouvez afficher un plan présentant l’emplacement de tous les produits de nettoyage et d’assainissement.

Pensez à installer des distributeurs de gel hydroalcoolique et des lingettes désinfectantes près des imprimantes, dans les cuisines et les salles de réunions. Un affichage intelligent peut aider vos collaborateurs à adopter les bons réflexes, par exemple en les invitant à se laver les mains avant d’utiliser la machine à café.

Afficher un peu partout des flèches pour indiquer le désinfectant ou le lavabo le plus proche :

Affiches post-covid à imprimer au bureau

Téléchargez 20 affiches à imprimer pour vos bureaux dans notre Kit de retour au bureau

2. Aménagement des espaces de travail

Comment aménager mes espaces de travail ?

Voici plusieurs aménagements à réaliser avant le retour de vos collabotateurs pour simplifier le respect de la distanciation physique :

  • Espacer les postes de travail d’au minimum un mètre.
  • Organiser les postes de travail en quinconce.
  • Equiper les postes de travail de séparateurs afin de limiter la transmission du virus.
  • Distancer les tables et les assises d’au moins un mètre dans les espaces de convivialité. Retirer les chaises restantes.
  • Retirer les porte-manteaux, chacun posera sa veste sur le dossier de sa chaise.
  • Fournir des rangements individuels.
  • Installer des détecteurs de mouvement pour l’allumage des lumières et ainsi désactiver les interrupteurs manuels. À défaut, afficher un message dissuasif près des interrupteurs afin de les laisser allumés toute la journée afin de limiter leur utilisation.
  • Installer des dispositifs permettant d’ouvrir les portes sans les mains (pied / bras)

Aménagement bureaux avant CoronavirusAménagement après Coronavirus

Aménagement d’espaces de travail avant / après confinement. Faites glisser la ligne verticale pour comparer.

Comment réduire les risques de croisement dans mes bureaux ?

  • Créer un sens de circulation unique dans vos bureaux symbolisé par un marquage au sol (en cercle ou en rectangle, selon la forme de vos bureaux)
  • Afficher des panneaux dans les couloirs étroits en déterminant un sens de circulation prioritaire.
  • Créer des zones d’attente avec une distance de sécurité de deux mètres symbolisée par un marquage au sol (à l’extérieur des toilettes, dans la cuisine, à proximité du plan de travail, autour des imprimantes…)
  • Espacer la machine à café et la fontaine à eau d’un mètre afin d’optimiser leur utilisation.
  • Installer un réfrigérateur supplémentaire pour éviter les regroupements dans la cuisine
  • Répartir les micro-ondes à plusieurs endroits de la cuisine / salle de vie pour éviter les regroupements
  • Mettre la machine à café sur réservoir pour pouvoir la déplacer (si sur évacuation)

Quid des salles de réunion ?

Pour finir, voici des actions simples à mettre en place pour sécuriser vos salles de réunion en période de déconfinement :

  • Limiter les réunions au strict minimum. Privilégier les solutions de vidéo-conférences aux réunions physiques. Les autres doivent être organisées dans le respect des règles de distanciation
  • Réduire le capacitaire de vos salles de réunion et espacer les chaises d’au moins un mètre. Retirer les chaises restantes.
  • Equiper les postes de travail de séparateurs acoustiques pour favoriser les réunions virtuelles.
  • Créez des salles de réunion amovibles dans les open space à l’aide de cloisons amovibles.
  • Créez des postes de travail supplémentaires dans les salles de réunion ou dans les espaces de convivialité
  • Transformer les espaces de convivialité en espaces de réunion.
  • Utiliser les petites salles de réunion et les bureaux individuels comme espaces dédiés aux appels téléphoniques
  • Condamner les phone booths dans lesquels l’espace restreint favorise la concentration de microbes et la circulation de l’air insuffisante
  • Éviter les réunions consécutives, laisser au moins 30 minutes entre deux réunions tout en laissant les fenêtres ouvertes pour renouveler l’air au maximum.
  • Retirer les téléphones de conférence partagés (pieuvres) et encourager l’utilisation de téléphones mobiles personnels.

Salle de réunion avant confinementSalle de réunion après confinement

Salles de réunion avant / après confinement. Faites glisser la ligne verticale pour comparer.

Kit du retour au bureau

Espaces de travail Deskeo

Deskeo simplifie la vie de votre entreprise

Plus simple
Trouver un espace de travail ne devrait pas être un casse-tête. Deskeo vous accompagne de la recherche de surface à l'aménagement de vos bureaux à vos couleurs. Un partenaire unique pour tous vos besoins en espaces de travail.
Plus flexible
Ne soyez plus jamais prisonnier d'un bail long terme. Choisissez le bureau qui répond à vos besoins du moment. Quand vous grossirez, nous vous trouverons un nouvel espace à la hauteur de vos ambitions !
Plus humain
Entretien, mobilier, équipements... Deskeo est votre seul interlocuteur pour piloter l'ensemble de vos besoins au quotidien. Concentrez-vous sur votre croissance, on s'occupe du reste !
Nous contacter

Les informations recueillies sur ce formulaire font l’objet d’un traitement par Deskeo afin de répondre à votre demande. Elles ne sont pas transmises à des tiers et vous pourrez demander à les supprimer à tout moment.

Deskeo utilise des cookies analytiques sur ce site. Avec votre consentement, nous les utiliserons pour mesurer et analyser son utilisation. En savoir plus